Selbstführung im Home Office ist eine besondere Herausforderung. Aber auch im Büroalltag gibt es etliche Situationen in denen der Arbeitsablauf stockt und die Effizienz sinkt. Mit nur sieben Fragen nähern Sie sich einer Selbstführung, mit der Sie sich wohler fühlen und Ihrer Arbeit einen nicht nur effizienten sondern auch sehr angenehmen Flow geben.

Selbstführung im Führungsalltag

Jede Führungskraft hat ihre eigene motivationale Ausgangsposition. Denken Sie an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Motivationen, wenn Sie die sieben Tipps typgerecht bestmöglich für sich nutzen möchten.

Sieben Fragen für eine erfolgreiche Selbstführung

Ein wichtiger Bestandteil von vielen Führungsaufgaben ist zu wissen was wichtig ist. Auch in der Selbstführung ist es essentiell Prioritäten zu setzen. Wenn Sie sich über Prioritäten klar sind, können Sie sich der zeitlichen und strukturellen Selbstführung widmen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

1. Womit verbringen Sie wie viel Zeit?

In einem ersten Schritt hilft es, ein oder zwei Mal pro Stunde zu notieren, was Sie in dieser Zeit getan haben. Es ist überraschend, wie viel Zeit einige Aktivitäten einnehmen, ohne dass Sie es so wahrnehmen. Das kann z. B. der Blick auf das Handy oder häufiges Checken der Mails sein. Nach spätestens zwei Wochen können Sie sehen, was Ihre Zeit verbraucht. Dieser Überblick ist die Grundlage, mit der Sie Ihre Aktivitäten neu und zielgerichteter strukturieren können.

2. Wieviel Zeit darf eine Aufgabe einnehmen?

Mit dem in Frage 1 beschriebenen Zeitüberblick werden Sie merken, dass Sie mit einigen Aufgaben mehr Zeit verbringen, als nötig. Probieren Sie, die Zeitfenster für Ihre Aufgaben so kurz wie möglich zu halten. Nähern Sie sich nach und nach einer wirklich realistischen Größe an.

3. Wie können Sie Aufgaben wirklich zeitlich effizient erledigen?

Zerlegen Sie größere Aufgaben in Teilaufgaben, die nicht länger als 30 Minuten dauern und stellen Sie einen Timer. Die bekannteste Methode heißt Pomodoro Technik. Sie empfiehlt nach 25 Minuten Arbeitsphase 5 Minuten Pause zu machen. Dies wiederholen sie noch zweimal, um dann nach 1,5 Stunden eine Pause von mind. 20 – 30 Minuten. Diese Intervalle sind als Pomodoro bekannt (das italienische Wort für Tomate), abgeleitet aus dem tomatenförmigen Timer, der hierfür entwickelt wurde (https://pomodoro-tracker.com).

4. Wie viele kleine Aufgaben lassen sich in einer Stunde erledigen?

Aufgaben wie den Desktop aufräumen, noch schnell Mails beantworten oder die Zettelwirtschaft klarieren, können enorme Zeitfresser sein. Wenn Sie die Aufgaben aber auf- und nicht dazwischen schieben, können Reibungsverluste minimiert werden: Nehmen Sie sich z. B. 60 Minuten Zeit, um diese kleinen oder administrativen Aufgaben zügig zu erledigen. Ziel sollte es sein, diese Arbeiten auf ein Minimum zu reduzieren oder zu delegieren.

5. Wie können Sie Aufgaben besser bündeln?

Setzen Sie sich Zeitfenster, in denen Sie ähnliche Aufgabenarten wie z. B. E-Mails schreiben, Telefonate tätigen oder persönliche Gespräche in einem Block durchführen. Sie können die Aufgaben auch inhaltlich gruppieren. Dadurch wird Ihr Arbeitsablauf viel flüssiger und Sie bearbeiten die jeweiligen Aufgaben konzentrierter und effizienter. So vermeiden Sie Unterbrechungen für das „schnell mal Mails checken“, da Sie feste Zeiten dafür festlegen.

6. Wie strukturieren Sie Ihren Tag?

Legen Sie Aufgaben, die besonders wichtig oder schwierig sind an den Anfang des Tages. Die Methode ist weitverbreitet als Mark Twains „eat the frog“ Taktik. Sie bewirkt, dass die Aufgabe nicht verschoben werden kann. Sie hat den tollen Nebeneffekt, dass Sie gleich am Tagesbeginn ein Erfolgserlebnis haben.

7. Welchen Vorteil haben Routinen?

Sie gewinnen Freiheit, wenn Sie Ihren Tag strukturieren, in dem Sie eine Morgen-, Mittags- und Abendroutine schaffen. Planen Sie z. B. abends für 15 min. die Aktivitäten für den nächsten Tag. Denn wenn Sie wissen, wann Sie welche Aktivität erwartet, gewinnen Sie Zeit und die Sicherheit nichts zu vergessen. Weiterer Vorteil: Sie können abends besser abschalten und frische Energie für den nächsten Tag tanken.

Selbstführung und Motive

Die ersten drei Fragen helfen Ihnen zu analysieren, wie Sie Ihre Aufgaben zeitlich am besten strukturieren. Darauf aufbauend tragen die vierte und fünfte Frage dazu bei, eine inhaltliche Struktur zu entwickeln. Weiterhin helfen Tipp 6 und 7 im Tagesverlauf Inhalte und Zeiten optimal aufeinander abzustimmen und damit in einen optimalen und leichten Arbeitsflow zu kommen.

Sie werden die besten Effekte von den sieben Methoden erleben, wenn Sie Ihre Motivstruktur kennen. Ihre Motive beeinflussen maßgeblich, wie leicht es Ihnen fällt, diese neue Struktur zur Einteilung und Priorisierung Ihrer Zeit zu implementieren. Sie könnten z. B. eher dazu neigen, Dinge auf sich zukommen zu lassen und Entscheidungen erst in der Situation spontan und aus dem Impuls heraus zu treffen (Motiv Flexibilität). Dann wird es Ihnen ggf. schwerer fallen, die oben beschriebenen Strukturen in Ihren Alltag zu integrieren. Möglicherweise ist Ihr Motiv Kontakt (das Streben nach Nähe und Kontakt zu anderen Menschen und nach Austausch, Kommunikation und Offenheit) sehr stark ausgeprägt. Dadurch sind Sie womöglich eher geneigt, sich durch Gespräche von Ihrer Arbeit ablenken zu lassen.

Das bedeutet, Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeitsstruktur Ihren individuellen Motiven anzupassen. Denn wenn Sie es schaffen, grundsätzlich diese Strukturen für die gelungene Selbstführung umzusetzen, dann sind Sie in der Lage, die Motive auch innerhalb der gesetzten Arbeitszeiten oder in den Pausen gut anzusprechen. Sie können sich z. B. in den Arbeitsphasen einen kreativen, unstrukturierten Arbeitsflow schaffen oder im Team arbeiten.

Motive und Potentiale:

Die MotivationsPotentialAnalyse

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